Bibliografski zapis je unos jedinstvenog prikaza i opisa određenog sadržaja u bibliografske baze podataka koja sadrži podatke i elemente potrebne za identifikaciju i pretraživanje, kao i dodatne postojeće informacije. Dodatne informacije mogu podržati određene funkcije, kao što su baze podataka za pretraživanje ili pregledavanje, može i bolje poslužiti prezentaciji sadržaja stavki u bazi podataka (npr. članak na sažetak).
Bibliografski zapis se obično pronalazi u bibliografskoj bazi podataka po autoru, naslovu, pojmu ili ključnoj riječi. Sve češće, iz bibliografskih baza podataka pogotovo u slučaju novijih radova (nekoliko posljednjih godina) uz pomoć hyperlinka moguće je doći i do digitalnih oblika orginalnih dokumenata.
Bibliografski zapis može predstavljati širok izbor objavljenih sadržaja. Proces stvaranja, razmjene i očuvanja bibliografskih zapisa naziva se bibliografske kontrole.